QR-Rechnung für Unternehmen erstellen

QR-Rechnungen im Tagesgeschäft

Seit der Ablösung des orangen und roten Einzahlungsscheins ist die QR-Rechnung der Standard für Zahlungen in der Schweiz. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Zahlungen sollen ohne Rückfragen und ohne manuelle Nacharbeit eingehen. SwissQRLink erzeugt dafür einen normgerechten Zahlteil mit Swiss QR Code – gratis, ohne Account und ohne zusätzliche Plattform, die du einführen und schulen müsstest. Du erfasst Empfängerangaben, IBAN, Betrag und optional die zahlende Person sowie eine Referenz. Daraus entsteht ein Link, den du per E-Mail, in einem Kundenportal oder in deinem Rechnungs-PDF hinterlegst. Wer den Link öffnet, sieht die QR-Rechnung sofort im Browser, scannt sie mit der Banking-App oder lädt den Einzahlungsschein als PDF herunter.

So gehst du vor

Der Ablauf ist in wenigen Minuten erledigt und braucht keine Installation:

• Geschäftsangaben erfassen: Firmenname, Adresse, PLZ, Ort, Land sowie deine IBAN oder QR-IBAN.
• Betrag setzen oder offen lassen – offene Beträge sind praktisch für Akonto- und Spendenzahlungen.
• Zahlende Person erfassen, wenn die Rechnung auf eine bestimmte Firma oder Person lauten soll.
• Referenz ergänzen, damit du den Zahlungseingang automatisiert zuordnen kannst.
• Link teilen oder PDF herunterladen und dem Rechnungsdokument beilegen.

Aus dem eigenen System erzeugen

Stellst du regelmässig Rechnungen, musst du nichts doppelt erfassen. Alle Zahlungsangaben lassen sich als URL-Parameter übergeben, sodass dein CRM, dein Abrechnungstool oder dein Shop den fertigen Zahlungslink pro Rechnung selbst zusammensetzt. Das eignet sich für Serienrechnungen, Abonnements, Mahnläufe und automatisierte E-Mails. Die technischen Details und alle Parameter sind auf der Seite zum Dynamic Link dokumentiert.

Datenschutz und Aufbewahrung

SwissQRLink speichert keine Zahlungsdaten. Die Angaben stehen ausschliesslich im Link und werden im Browser zur Darstellung des Zahlteils verwendet. Es gibt keine Rechnungshistorie und kein Kundenkonto, das gepflegt werden müsste. Für deine Buchhaltung bleibt damit dein bestehendes System die führende Ablage – die QR-Rechnung ist nur der Zahlungsweg. Behandle Links mit sensiblen Angaben wie die Rechnung selbst und versende sie nur an die vorgesehene Empfängerin oder den vorgesehenen Empfänger.

Grenzen und Hinweise

Der Zahlteil unterstützt Schweizer Franken und Euro sowie IBAN aus der Schweiz und aus Liechtenstein. Eine QR-IBAN verlangt immer eine QR-Referenz; eine normale IBAN kombinierst du entweder mit einer RF-Referenz oder ohne Referenz. Mitteilungen sind auf 140 Zeichen begrenzt. SwissQRLink ersetzt keine Buchhaltung und keine Debitorenverwaltung: Mehrwertsteuer, Positionen und Zahlungsfristen gehören auf dein Rechnungsdokument.