QR-Referenz und RF-Referenz richtig verwenden

Wofür eine Referenz gut ist

Die Referenz ist die Klammer zwischen Rechnung und Zahlung. Steht sie im Zahlteil, erscheint sie im Kontoauszug und die Zahlung lässt sich eindeutig einer Rechnung zuordnen – ohne den Namen zu lesen, ohne Rückfrage, auch wenn jemand anders bezahlt als angeschrieben. Genau das macht den automatischen Zahlungsabgleich in Buchhaltungs- und Vereinssoftware möglich. Die Schweizer QR-Rechnung kennt drei Zustände: QR-Referenz, Creditor Reference oder keine Referenz. Welche du verwenden darfst, entscheidet nicht deine Vorliebe, sondern deine IBAN.

Die drei Referenzarten im Vergleich

So ordnest du deinen Fall richtig zu:

• QR-Referenz: nur mit QR-IBAN, genau 27 Ziffern, Prüfziffer Modulo 10 rekursiv, Nachfolgerin der orangen Referenznummer.
• Creditor Reference nach ISO 11649: nur mit normaler IBAN, beginnt mit RF, zwei Prüfziffern, danach bis zu 21 alphanumerische Zeichen.
• Keine Referenz: nur mit normaler IBAN, Zuordnung über Name der zahlenden Person und Mitteilung.

Wie die Prüfziffern funktionieren

Bei der QR-Referenz wird über die 26 Stellen das Verfahren Modulo 10 rekursiv gerechnet; das Ergebnis ist die 27. Stelle. Verschreibt sich jemand beim Abtippen, passt die Prüfziffer nicht mehr und die Bank weist die Zahlung zurück. Bei der Creditor Reference nach ISO 11649 gilt dasselbe Prinzip wie bei der IBAN: Nach dem Kürzel RF stehen zwei Prüfziffern, berechnet nach Modulo 97. Zur Prüfung werden Kennung und Prüfziffern ans Ende gestellt, Buchstaben in Zahlen umgewandelt und der Rest gegen 1 geprüft. Beide Verfahren erledigt SwissQRLink für dich – du gibst nur deine eigene Nummer ein.

Referenzen sinnvoll aufbauen

Nutze die freien Stellen, um deine eigene Systematik unterzubringen. Bewährt haben sich Kombinationen aus Kundennummer, Jahr und laufender Rechnungsnummer, etwa 10042 für den Kunden, 2026 für das Jahr und 0147 für die Rechnung. Bei der QR-Referenz füllst du links mit Nullen auf, bis 26 Stellen erreicht sind; das macht der Assistent automatisch. Führe die Referenz zusätzlich auf der Rechnung selbst auf, damit auch Menschen sie nachvollziehen können, und ändere sie bei einer Mahnung nicht – sonst bricht die Zuordnung.

Referenz im Formular erzeugen

Im Schritt «Weiteres» steht neben dem Referenzfeld ein Assistent. Er erkennt anhand deiner IBAN, welche Referenzart erlaubt ist, nimmt deine Rechnungs- oder Kundennummer auf, berechnet die Prüfziffer und zeigt die fertige Referenz in lesbaren Vierergruppen. Mit einem Klick übernimmst du sie in die QR-Rechnung. Eine falsche Kombination – etwa QR-Referenz zu einer normalen IBAN – lässt das Formular gar nicht erst zu.