QR-Rechnung erstellen – normgerecht, gratis, ohne Account

Was du für eine QR-Rechnung brauchst

Eine QR-Rechnung erstellen heisst: Zahlungsdaten normgerecht in einen Swiss QR Code bringen. Nötig sind dafür nur drei Dinge – ein Konto mit IBAN oder QR-IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein, die vollständige Adresse des Kontoinhabers und die Währung. Alles andere ist optional und hängt davon ab, wie genau du die Zahlung zuordnen willst. SwissQRLink prüft jede Eingabe sofort: Die IBAN wird mit der internationalen Prüfsumme kontrolliert, die Referenz gegen die erlaubte Referenzart, Längen und Zeichen gegen die Vorgaben der Swiss Payment Standards. Du merkst also noch im Formular, wenn etwas nicht passt, und nicht erst, wenn eine Kundin den Code nicht scannen kann.

Schritt für Schritt zur fertigen QR-Rechnung

Der Ablauf ist in fünf Schritte gegliedert, jeder Schritt zeigt nur die Felder, die dort hingehören:

• Zahlbar an: IBAN oder QR-IBAN, Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land.
• Betrag: CHF oder EUR mit festem Betrag – oder Betrag offen lassen.
• Zahlbar durch: Name und Adresse der zahlenden Person, wenn du sie auf dem Zahlteil möchtest.
• Weiteres: Referenz, Mitteilung mit bis zu 140 Zeichen und optional ein «Zahlbar bis»-Datum.
• Prüfen: alle Angaben kontrollieren und die QR-Rechnung erzeugen.

Referenz richtig wählen

Die Referenz entscheidet, wie gut deine Zahlungen zuordenbar sind. Mit einer QR-IBAN – erkennbar an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999 – ist eine QR-Referenz mit 27 Stellen Pflicht. Mit einer normalen IBAN nutzt du entweder keine Referenz oder eine Creditor Reference nach ISO 11649, die mit RF beginnt und bis zu 25 Zeichen umfasst. Beide Referenzarten enthalten eine Prüfziffer, damit Tippfehler auffallen. Du musst sie nicht selbst berechnen: Im Formular erzeugt der Assistent aus einer Rechnungs- oder Kundennummer eine gültige Referenz. Wer die Zahlung nur informell zuordnen will, schreibt stattdessen einen Text in die Mitteilung, zum Beispiel «Rechnung 2026-014».

Link versenden oder PDF drucken

Nach dem Erstellen erhältst du eine Seite mit der fertigen QR-Rechnung. Von dort kopierst du den Link für E-Mail, Messenger, Kundenportal oder Rechnungs-PDF. Empfängerinnen und Empfänger scannen den Code direkt vom Bildschirm ab oder laden den Zahlteil als PDF herunter und stellen ihn im E-Banking ein. Für Papierrechnungen lädst du das PDF herunter und druckst es ohne Skalierung auf weissem A4-Papier. Der Zahlteil hält die Norm ein und wird von allen Schweizer Banken, PostFinance und Postschaltern akzeptiert.

Viele Rechnungen automatisch erzeugen

Wenn du regelmässig Rechnungen stellst, musst du das Formular nicht jedes Mal ausfüllen. Weil alle Angaben als Parameter im Link stehen, kann dein Rechnungsprogramm, CRM oder Shop den Link selbst zusammensetzen: feste Werte wie IBAN und Empfängeradresse bleiben gleich, variable Werte wie Betrag, Referenz und Kundenname kommen aus deinen Daten. Der Link-Baukasten auf der Entwicklerseite erzeugt dir dafür eine fertige Vorlage samt Codebeispiel.